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Uma prática comum de cervejarias e distribuidoras é a alocação de barris, cilindros e chopeiras em seus clientes para o consumo do produto. E um dos grandes desafios enfrentados é o controle efetivo desses barris, assim como outros equipamentos, em seu estoque e alocados em clientes.

Ter um controle impreciso pode ocasionar perdas financeiras, em função de extravios, avarias, produtos vencidos, etc., assim como, possíveis transtornos com clientes.

Para ajudar a minimizar estes inconvenientes, vamos lhe passar algumas boas práticas utilizadas por cervejarias para o controle desses equipamentos.

Identificação

A identificação dos equipamentos é a primeira medida a ser tomada para podermos adotar um controle de equipamentos. Para isso, você pode colocar desde etiquetas simples com uma numeração até etiquetas adesivas com logotipo da empresa, número do equipamento e código de barra. As etiquetas também podem ser de diferentes cores para identificar o tipo de produto que está dentro. Um lacre pode identificar o lote especificando a validade do produto.

Controle

Em uma Planilha de Excel você pode ter a listagem dos barris com seus respectivos números de patrimônio, bem como seu status (DISPONÍVEL, ALOCADO, AVARIADO, INATIVO, ETC.), para qual cliente foi alocado, desde quando está alocado e sua previsão de retorno, etc. Com esses itens, você poderá ter uma visão geral da situação de cada barril.

Documentação

• Nota Fiscal

A emissão de uma Nota Fiscal registrando esta operação de comodato é bastante indicada nesses casos, pois os barris serão transportados até o cliente e sujeitos à fiscalização.

• Documento interno

Você pode criar um documento interno e utiliza-lo quando emprestar um barril ou outro equipamento para seus clientes. Este documento irá proporcionar um registro formal de que o cliente recebeu determinados barris e se responsabiliza em relação aos mesmos.
Este documento pode conter as informações do cliente, data da alocação e os números de patrimônios dos equipamentos alocados na operação.
Este documento pode ser gerado em cada operação de alocação de equipamentos para seus clientes.
É importante que este documento tenha uma área para coleta de assinatura do responsável pelo recebimento do equipamento no cliente.

• Contrato de comodato

O contrato de comodato é uma descrição completa das responsabilidades das empresas em relação aos equipamentos envolvidos na operação.
Você pode solicitar ao seu setor jurídico para desenvolver este documento de acordo com seu negócio.

São muitas as opções para você ter controle total de seu patrimônio. Para te ajudar, preparamos uma Planilha em Excel em que você pode saber exatamente onde estão seus barris, cilindros e chopeiras e quando devem retornar.

Uma ferramenta simples, mas espero que te ajude muito facilitando seu dia a dia.