Gestão de processos: você faz?

Em uma cervejaria existem várias etapas a seguir para garantir a qualidade do produto, desde o recebimento dos insumos, passando pela produção e logística, onde qualquer falha pode impactar diretamente no resultado final. Todo líder que se preocupa com a melhoria continua na gestão empresarial, em algum momento precisará entender um pouco sobre gestão de processos.

Podemos definir processo de negócio como a ordenação das atividades de trabalho, que podem ser executadas em paralelo ou sequencialmente. O objetivo é mapear os processos existentes, permitindo a identificação dos problemas e melhorias que podem ser realizadas. Auxilia a compreender seu negócio de forma clara, garantindo mais eficiência, redução de perdas e produtividade para que sejam alcançados os resultados pretendidos alinhados com as metas estratégicas da organização.

A gestão de processos segue uma lógica muito simples, e pode ser aplicada em todo tipo de operações. Conheça cada etapa e sua importância:

  • Defina quais processos serão mapeados: focar nos processos que realmente importam e vão trazer resultados mais rapidamente, portanto, na hora de escolher entre um processo e outro vale a pena se perguntar:
    • Por que é preciso mapear esse processo?
    • Qual a criticidade dele?
    • Quais os riscos envolvidos?
    • Os processos escolhidos precisam atender a normas e regulações? Se sim, quais?
    • Qual o objetivo de seu mapeamento? (Documentação, melhoria, padronização, transformação etc.).
    • Qual o nível de detalhamento mais adequado? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento).
  • Monte um mapa: um mapa é a representação gráfica de algo, e neste caso é o desenho da sequência das atividades do seu processo. Não esqueça de envolver as pessoas responsáveis, pois quem mais conhece as particularidades de um processo é aquele que todos os dias o vivencia, ou seja, seu time!
  • Verifique e valide o mapeamento do processo: verifique se todos os elementos estão corretos e fazendo sentido dentro do contexto da organização. Valide também o documento como os colaboradores e o dono do processo, ou gestor da área. E o mais importante: assegurar-se de que as pessoas realmente compreenderam todo o processo e acreditam nele.
  • Modele: é o momento de se questionar “como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades da organização, gerando valor aos clientes?”. Hora de avaliar o funcionamento e eficácia do processo que existe, estudando as possíveis melhorias e otimizações que podem ser feitas.
  • Automatize: o novo processo será desenhado a partir do fluxo de trabalho criado. Ele pode envolver automatizações de várias atividades, antes feitas manualmente ou por meio de sistemas distintos. Deve-se considerar aqui todo investimento com softwares e treinamento de pessoal, inevitável nesta etapa.

A gestão de processos além de permitir uma visualização mais ampla do todo de sua empresa, possibilita aprimorar melhorias agregando qualidade ao processo de produção. Contribuindo para que os colaboradores conheçam e acessem as atividades que o compõe, criando assim funcionários mais capacitados, multifuncionais, dinâmicos e autônomos em suas funções.

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